Ausgangslage:
In einem Unternehmen mit 180 Mitarbeitern haben wir uns entschieden, GLPi (Gestionnaire Libre de Parc Informatique) als zentrale IT-Service-Management-Lösung zu implementieren. Ziel war es, die Effizienz der IT-Abteilung zu steigern, den Support für die Kolleginnen und Kollegen zu verbessern und eine transparente Verwaltung der IT-Ressourcen und aller Assets zu gewährleisten, die bisher über mindestens 10 Jahre in Excel und Textdateien gepflegt wurden.
Projektvorbereitung
Die Implementierung begann mit einer umfassenden Bedarfsanalyse. Wir haben die Anforderungen der verschiedenen Abteilungen erfasst und die bestehenden Prozesse im IT-Support dokumentiert. Dies half bereits, die Schwachstellen im aktuellen Management System zu identifizieren und festzustellen, welche Funktionen von GLPi für uns zunächst Priorität haben.
Darunter fielen das Inventar inklusive aller Netzwerkkomponenten, Clients und Server die mit einem Agent ausgestattet wurden, um selbst zusätzlich die Software inventarisieren zu können. Zusätzlich folgte die Ausarbeitung des internen IT-Ticketsystems und die Lizenzverwaltung.
Installation und Konfiguration
GLPi wurde auf einem dedizierten Server (Ubuntu) installiert. Die Konfiguration umfasste die Anpassung der Benutzeroberfläche an die Unternehmensidentität sowie die Einrichtung von Benutzerrollen und -rechten, um sicherzustellen, dass jeder Mitarbeiter nur auf die für ihn relevanten Informationen zugreifen kann. Somit ist es möglich dem Controlling zum Beispiel nur die Lizenzen anzeigen zu lassen, aber nicht die Assets.
Somit wurde auch das Asset-Management-Modul aktiviert, um alle Hardware- und Software-Ressourcen zentral zu verwalten. Dies ermöglichte uns eine vollständige Übersicht über die eingesetzte Hardware und installierte Software die sich sogar automatisch aktualisiert, wenn sich der GLPi-Client regelmäßig meldet. Nach zwei bis drei Tagen war das Inventar schon gefüllte als die Exceltabellen. Mit dem automatischen verteilen des Agents und der Teamarbeit, wurden dann nach und nach alle Gerät hinzugefügt.
Vom Handy, über Drucker, Access-Points, Netzwerkswitches und Co.
Mehrwert durch GLPi
Die Implementierung von GLPi hat mehrere signifikante Vorteile für das Unternehmen gebracht:
- Effizienteres Ticket-Management: Durch das zentrale Ticket-System können Anfragen und Probleme nun schnell erfasst und priorisiert werden. Die durchschnittliche Bearbeitungszeit für Supportanfragen hat sich erheblich verkürzt und jeder aus der IT Abteilung kann Tickets bearbeiten, Zuweisen, und nachvollziehen wo es eventuell häufiger zu Ausfällen kommt.
- Verbesserte Kommunikation: Mitarbeiter können den Status ihrer Anfragen in Echtzeit verfolgen, was zu einer höheren Transparenz führt und das Vertrauen in den IT-Support stärkt.
- Zentralisierte Asset-Verwaltung: Mit dem Asset-Management-Modul haben wir einen klaren Überblick über alle IT-Ressourcen. Dies erleichtert nicht nur die Planung der IT Infrastruktur, sondern hilft auch bei der Einhaltung von Lizenzbestimmungen da mit einem Blick alle relevanten Daten einsehbar und exportierbar sind. Und als größter Vorteil: in recht kurzer Zeit war die beträchtlich große Excel-Liste abgelöst und wurde ad acta gelegt.
